In un trasferimento sicuro, non ho a che fare solo con un'auto e un autista. Mi occupo dei tempi, del percorso, della salita a bordo, dell’ambiente circostante, della comunicazione e mi assicuro che il cliente arrivi a destinazione senza problemi, con discrezione e senza inutili esposizioni.
Il trasferimento inizia prima ancora che il cliente esca dalla porta
Quando un cliente mi chiama per un trasferimento, la mia prima domanda non è la marca dell'auto. Chiedo informazioni sul punto di partenza, sulla destinazione, sulla finestra temporale, sull'importanza dell'incontro e su eventuali circostanze che potrebbero modificare il rischio. Senza queste informazioni, anche un buon veicolo è solo un mezzo di trasporto.
Considero il trasporto sicuro come un processo gestito. Dall'esterno può sembrare semplice: il cliente sale, l'auto parte e lui scende a destinazione. All'interno del team, però, la preparazione, le verifiche e le decisioni continue sono in corso.
Non pianifico un trasferimento attorno allo scenario ideale. Lo pianifico in modo che il team sappia cosa fare in caso di ritardo, cambio di percorso, ingresso bloccato, folla all'ingresso o presenza inaspettata dei media.
Un trasferimento spesso fallisce a causa di piccoli dettagli che non compaiono nell'itinerario. Un ingresso mal segnalato, una barriera chiusa, un contatto mancante alla reception o un ascensore in ritardo possono lasciare il cliente esattamente dove non dovrebbe.
Un percorso non è semplicemente una linea su un navigatore satellitare
Prima della partenza valuto l'attuale situazione di sicurezza, le condizioni del traffico, la finestra temporale del trasferimento e i potenziali punti di rischio lungo il percorso. La navigazione satellitare mostra l'opzione più veloce, ma non ti dice se è adatta ad una persona protetta.
Un punto di rischio può essere un ingresso stretto, un punto poco illuminato, una lunga attesa su una rampa, una sosta inadeguata sul marciapiede o uno spazio in cui l'auto non può girare facilmente. Questi dettagli possono essere affrontati solo se la squadra ci ha pensato in anticipo.
Per un trasferimento più rilevante prevedo anche un piano di riserva. Non deve essere complesso: basta sapere quale via usare, dove fermarsi, chi chiamare e come spostare il cliente in un luogo più sicuro.
- l’attuale situazione di sicurezza
- condizioni del traffico
- la finestra temporale del trasferimento
- potenziali punti di rischio lungo il percorso
Il veicolo e l'equipaggio devono essere pronti contemporaneamente
Controllo regolarmente le condizioni tecniche del veicolo e la preparazione dell'equipaggio. Carburante, visibilità, funzionamento delle comunicazioni, navigazione, documenti, accesso al garage e spazio per i bagagli non sono dettagli da poco. Se al momento della partenza c'è ancora qualcosa da sistemare, il cliente si trova già in un punto esposto.
L'equipaggio deve conoscere i propri ruoli. L'autista si concentra sulla guida e sul traffico circostante, mentre l’addetto alla protezione sorveglia la salita, la discesa e lo spazio attorno al cliente. Se la squadra è più numerosa, il coordinamento non deve mai avvenire ad alta voce davanti agli astanti.
Il piano di sosta e di salita a bordo è spesso il punto debole. Il cliente deve entrare senza problemi, senza cercare la portiera e senza aspettare sul marciapiede. Con una buona preparazione, tutti sanno dove si trova l'auto, chi apre la porta e da che parte si avvicina il cliente.
Per i percorsi regolari faccio attenzione anche alle abitudini. Se il cliente esce sempre allo stesso modo, alla stessa ora, attraverso la stessa porta, si crea prevedibilità. A volte è sufficiente un piccolo cambiamento nell'organizzazione per ridurre l'esposizione inutile.
- le condizioni tecniche del veicolo
- la prontezza dell'equipaggio
- coordinamento con gli altri membri del team
- il piano per la sosta, la salita e la discesa
Salire e scendere sono i momenti più delicati
Durante il viaggio, il cliente si trova in un ambiente relativamente controllato. È più esposto durante la salita e la discesa. La portiera è aperta, il ritmo rallenta e lo spazio attorno a lui può ridursi.
Per questo controllo lo spazio circostante prima ancora che il cliente esca. Osservo i movimenti delle persone, le direzioni di avvicinamento, le possibilità di allontanamento e se il luogo corrisponde a quanto concordato. In caso contrario, è meglio cambiare il punto di uscita piuttosto che forzare il piano ad ogni costo.
Una salita a bordo sicura e fluida non è uno spettacolo. È una sequenza breve e coordinata che riduce al minimo il tempo trascorso all'aperto senza attirare più attenzione del necessario.
Per hotel, uffici e aeroporti organizzo quindi in anticipo anche la comunicazione con il punto di arrivo. Se il personale locale non sa quale ingresso utilizzare o dove l'ascensore deve essere pronto, si verificano inutili ritardi. Un buon coordinamento è spesso meno visibile della scorta stessa.
- controllo dello spazio circostante
- una salita a bordo sicura e fluida
- riduzione al minimo del tempo trascorso all’aperto
- coordinamento discreto tra i membri del team
Durante il viaggio osservo l'ambiente circostante, non solo la strada
L'autista osserva la situazione del traffico, il movimento dei veicoli vicini e il comportamento degli altri utenti della strada. L’addetto alla protezione gestisce le informazioni sulla destinazione, il contatto con la persona ospitante e le eventuali modifiche al programma.
Non tutti i ritardi rappresentano un problema di sicurezza. Ciò che conta è distinguere un normale ingorgo da una situazione che aumenta l'esposizione del cliente. Solitamente ciò significa restare fermi per lungo tempo in un luogo inadatto, lo stesso veicolo che gira ripetutamente nelle vicinanze o un cambio all'ingresso della destinazione.
La comunicazione all'interno del team dovrebbe essere breve e calma. Il cliente non ha bisogno di ascoltare ogni considerazione operativa. Deve sapere soltanto ciò che influisce sulle sue decisioni o sul suo programma.
Comfort e sicurezza sulla strada non dovrebbero escludersi a vicenda. Il conducente deve guidare in modo fluido, prevedibile e senza esercitare pressioni inutili sugli altri utenti della strada. Non considero uno stile di guida aggressivo una protezione, è solo un'altra fonte di rischio.
Conclusione: un buon trasferimento è discreto e ben preparato
Il trasferimento sicuro di un cliente VIP non dipende dalla guida veloce o da una scorta ben visibile. Si tratta di una serie di piccole decisioni che riducono l'esposizione e danno al team la capacità di rispondere quando le circostanze cambiano. Nella pratica è proprio questa preparazione discreta che conta.
Se stai pianificando trasferimenti regolari per la direzione, una visita all'estero o un viaggio delicato per una famiglia, vale la pena rivedere in anticipo il percorso e la modalità. Una consulenza non vincolante aiuterà a identificare dove è necessaria la protezione, dove l’organizzazione da sola è sufficiente e dove una misura complicherebbe solo la giornata.
"Si capisce che un trasferimento è sicuro dal fatto che il cliente non deve pensare al viaggio, ma solo a quello che è lì per fare."— Robert Václavík
