Ho passato anni a proteggere le persone per strada e all'interno degli edifici, e continuo a vedere la stessa cosa: il punto più debole della sicurezza aziendale raramente sono le serrature o le telecamere, ma quel breve momento alla reception. Ho spiegato come creare un controllo degli accessi che protegga senza rallentare le operazioni quotidiane. Potete mettere in atto gran parte di questo da soli.
Nessuno ha forzato l’ingresso: sono semplicemente entrati
Quando un'azienda mi chiama per rivedere la sua procedura di ingresso, di solito inizio semplicemente sedendomi nella hall e guardando. Senza dire una parola, telefono in mano, come chiunque altro aspetta qualcuno. Prima o poi, la stessa cosa tende a succedere. Qualcuno tiene la porta per la persona dietro di lui. L'addetto alla reception si allontana per un attimo dalla scrivania. Passa un tecnico con una cassetta degli attrezzi e nessuno gli chiede nulla, perché indossa un giubbotto ad alta visibilità e si comporta come se sapesse dove sta andando.
Nel corso degli anni ho imparato che nella maggior parte delle aziende nessuno forza l’ingresso. Semplicemente entra. Non hanno bisogno di un piede di porco: hanno bisogno di buone maniere e di un momento in cui nessuno guardi. In realtà questa è una buona notizia, perché ci si può difendere soprattutto attraverso l'organizzazione e le regole concordate, non acquistando più tecnologia. Il fondamento sono le regole che qualcuno effettivamente segue.
Il resto di questo articolo riguarda come mettere insieme tali regole, dall'ingresso fino al magazzino, senza rallentare le operazioni quotidiane.
Dividere i locali in zone, non solo all'esterno e all'interno
La maggior parte delle aziende pensa solo a due livelli: esterno ed interno. Una volta che qualcuno varca l'ingresso, può spostarsi quasi ovunque. Questo è il difetto strutturale più comune che riscontro durante le revisioni del sito.
I locali devono essere suddivisi in base al livello di rischio. Un'area pubblica raggiungibile da chiunque: la hall e la reception. Un'area interna con uffici, per il personale e per i visitatori accompagnati. Strutture del personale. E una zona critica, in genere il magazzino, la sala server, l'archivio o una stanza contenente contanti e documenti sensibili.
Per ogni zona, rispondi a tre domande:
Se non puoi rispondere ad una di queste, non è una zona. È un corridoio. Ed è proprio lì che sorgono i problemi.
- Chi è autorizzato a accedervi e in che modo il personale di sicurezza o il sistema lo riconoscono?
- Un estraneo può entrare da solo o solo accompagnato?
- Chi è responsabile di quella zona, per nome?
La reception è un punto di sicurezza, non soltanto un banco informazioni
La reception determina se tutto il resto ha la possibilità di funzionare. Eppure spesso è la posizione meno supportata nell'edificio. Alla persona alla reception si chiede di accogliere i clienti, ricevere i pacchi, inoltrare le chiamate e, allo stesso tempo, fermare chi non dovrebbe trovarsi lì. Sono molti ruoli contemporaneamente.
Quando lavoro con i team di accoglienza, affronto prima due cose. Primo: quella persona ha una guida scritta su cosa fare quando si presenta qualcuno senza preavviso? Non qualcosa di vago come verificarli, ma nello specifico chi chiamano, cosa dicono e dove fanno sedere il visitatore mentre le cose vengono risolte. Secondo: hanno qualcuno che li sostiene? Un receptionist che sa che premendo un pulsante porta un collega o una guardia giurata ad aiutarlo si comporta diversamente da chi sa di essere da solo.
Un registro dei visitatori, la verifica dello scopo e un badge visibile sono il minimo indispensabile. Ma fino alla ricezione l'autorità di impedire a qualcuno di andare oltre, e la fiducia che il management non se la prenderà con loro, sono solo pratiche burocratiche.
Visitatori, appaltatori e corrieri non sono una categoria
Un visitatore non dovrebbe muoversi da solo nei locali. Una persona specifica li prende in carico, li accompagna, li riporta indietro e li fa uscire. Sembra formale, ma in pratica limita le situazioni in cui qualcuno finisce per vagare per un piano in cui non aveva affari.
Appaltatori e tecnici dell'assistenza sono una categoria diversa. Vengono ripetutamente, conoscono l'ambiente e spesso entrano in posti che un dipendente normale non può raggiungere. Per loro hanno senso un punto di ingresso dedicato, un’autorizzazione limitata nel tempo e un raggio di movimento prestabilito. Se un tecnico si presenta al di fuori dell'orario concordato, è un motivo per verificarlo, non un motivo per fargli passare più velocemente in modo che non venga trattenuto.
I corrieri non dovrebbero assolutamente entrare nelle aree interne. Un punto di consegna proprio all'ingresso risolve questo problema e chiude anche uno dei modi più semplici per entrare con un pretesto.
Non sono le carte e le telecamere a decidere: lo fanno le persone
I sistemi di accesso, le serrature elettroniche, i tornelli e le telecamere hanno tutti il loro posto. Ti danno una panoramica di chi era e dove e, durante un incidente, riducono il tempo necessario per capire cosa è realmente accaduto. Da soli, però, non fermano nessuno.
Dal punto di vista tecnico, alcune cose contano di più per me. Che ogni dipendente ha la propria identità e non condivide la tessera con un collega. Tale accesso è concesso solo dove è effettivamente necessario per il lavoro, non ovunque per ogni evenienza. Che quando termina il rapporto di lavoro, i permessi vengono revocati il giorno stesso, non ogni volta che qualcuno si ricorda di farlo. E che una macchina fotografica non è solo un dispositivo di registrazione: c'è una persona che sa cosa fare quando appare qualcosa su di essa.
Nessun sistema aiuta se la porta che conduce ad essa è aperta con un cuneo perché questo è il percorso utilizzato per le consegne. Lo vedo regolarmente e di solito dietro c'è un processo che qualcuno ha avviato senza riguardo a come lavorano effettivamente le persone in azienda.
Come individuare un errore e verificare che il sistema funzioni
Il controllo degli accessi include anche scenari in cui qualcosa va storto. Una carta perduta. Un'interruzione del sistema. All'interno c'è una persona non autorizzata. Un individuo aggressivo alla reception. Per ciascuna di queste situazioni, il personale dovrebbe avere una procedura semplice: chi chiamare, cosa fare finché non arrivano i soccorsi e cosa non deve fare.
Con un visitatore aggressivo in particolare, il compito della reception non è sottomettere nessuno. Il loro compito è mantenere le distanze, chiedere aiuto e non peggiorare la situazione. Questo si può esercitare abbastanza rapidamente e considero il tempo ben speso.
Poi c'è l'ultima parte, quella più spesso dimenticata. Un regime di sicurezza diventa stantio silenziosamente. Le persone se ne vanno e le loro carte rimangono attive. Viene aggiunto un nuovo magazzino e nessuno gli assegna una zona. Consiglio di istituire una revisione periodica: consultare l'elenco dei diritti di accesso attivi, valutare gli incidenti del periodo precedente e ogni tanto far fare un giro dei locali a qualcuno che non lavora lì. È proprio quella prospettiva esterna che rivela cose che le persone che ci lavorano hanno smesso di notare molto tempo fa.
Punti chiave
Il controllo degli accessi non significa trasformare un'azienda in una fortezza. Si tratta di sapere chi c'è dentro, perché è lì e dove può andare. Zone divise, un team di accoglienza che sa cosa fare e ha supporto, procedure separate per visitatori, appaltatori e corrieri, tecnologia supportata da persone responsabili e l'abitudine di rivedere tutto regolarmente: secondo la mia esperienza, questo è ciò che conta. Il resto è dettaglio che si adatta alle specifiche premesse.
Voglio aggiungere chiaramente una cosa: nessuna misura fornisce la certezza assoluta e nessuno può promettertelo onestamente. Lo scopo di un regime di ingresso ben impostato è ridurre i rischi, rendere più difficile l’ingresso e abbreviare il tempo prima che qualcuno reagisca a un problema.
Potete mettere in pratica gran parte di ciò che ho descritto da soli, senza grandi investimenti in tecnologia. È soprattutto una questione di decisioni e coerenza. L'ambito in cui l'intervento di un aiuto esterno risulta più vantaggioso è la valutazione iniziale dei locali e l'esercitazione di situazioni non standard con il personale.
Se non sei sicuro della posizione della tua azienda, sarò felice di venire a dare un'occhiata e seguire con te il tuo regime di ingresso, senza impegno. A volte vengono fuori alcune piccole modifiche che puoi apportare tu stesso. A volte si scopre che serve di più. Entrambi sono risultati legittimi e ti dirò chiaramente quale si applica.
«Nella maggior parte delle aziende nessuno forza l’ingresso: si entra con modi cortesi, approfittando di un momento di disattenzione.»— Robert Václavík
Ambito dell’articolo
Il contenuto è una guida pratica e non introduce un servizio autonomo oltre il catalogo attuale di Bodyguard Group®. Gli interventi tecnici, legali o specialistici devono essere affidati a un professionista competente nel relativo ambito.
