Много лет я охраняю людей — на улице и внутри зданий — и раз за разом вижу одно и то же: самое слабое место в безопасности компании обычно не замки и не камеры, а тот короткий момент у стойки ресепшн. Здесь я рассказываю, как выстроить контроль доступа, который защищает и при этом не мешает повседневной работе. Значительную часть этого вы сможете внедрить своими силами.
Никто не вламывался. Человек просто вошёл
Когда компания приглашает меня проверить пропускной режим, я обычно для начала просто сижу в холле и наблюдаю. Молча, с телефоном в руке, как любой, кто кого-то ждёт. Рано или поздно почти всегда происходит одно и то же. Кто-то придерживает дверь идущему следом. Администратор на минуту отходит от стойки. Мимо проходит техник с чемоданчиком для инструментов, и никто его ни о чём не спрашивает: на нём жилет, и выглядит он так, будто знает, куда идёт.
За эти годы я понял: в большинство компаний никто не вламывается. Туда просто входят. Лом для этого не нужен — достаточно приличных манер и момента, когда никто не смотрит. По сути, это хорошая новость: от такого проникновения защищают прежде всего организация и согласованные правила, а не покупка очередной техники. Основа — правила, которые кто-то действительно соблюдает.
Дальше — о том, как выстроить такие правила от входа до склада и не замедлить при этом повседневную работу.
Разделите объект на зоны, а не на «снаружи» и «внутри»
Большинство компаний мыслят всего двумя уровнями: снаружи и внутри. Стоит человеку пройти через вход — и он может ходить практически где угодно. Это самая частая структурная ошибка, которую я вижу при проверках объектов.
Объект нужно разделить по уровню риска. Общедоступная часть, куда может попасть любой, — холл и ресепшн. Внутренняя часть с офисами — для сотрудников и посетителей в сопровождении. Служебные помещения для персонала. И критическая зона — обычно склад, серверная, архив или помещение, где хранятся наличные и конфиденциальные документы.
Для каждой зоны ответьте на три вопроса:
Если хотя бы на один из них ответа нет, это не зона, а проходной двор. Именно там и возникают проблемы.
- Кто имеет право туда входить и как это определят охрана или система?
- Может ли посторонний находиться там один или только в сопровождении?
- Кто конкретно, по имени и фамилии, отвечает за эту зону?
Ресепшн — это пост безопасности, а не справочная
Именно ресепшн решает, получит ли всё остальное хотя бы шанс сработать. И всё же поддержки здесь обычно меньше всего. Сотрудник ресепшн должен встречать клиентов, принимать посылки, переводить звонки — и одновременно останавливать тех, кому здесь не место. Для одного человека это слишком много ролей сразу.
Работая с сотрудниками ресепшн, я прежде всего смотрю на две вещи. Первая: есть ли у администратора письменная инструкция на случай, если пришёл человек, о котором не предупредили? Не общая формулировка вроде нужно проверить, а конкретно: кому звонить, что говорить и куда усадить посетителя, пока всё не прояснится. Вторая: есть ли у него поддержка? Администратор, который знает, что по нажатию одной кнопки на помощь придёт коллега или охрана, ведёт себя иначе, чем тот, кто знает, что остался с ситуацией один на один.
Регистрация посетителей, проверка цели визита и бейдж на виду — это минимум. Но пока у администратора нет права не пропустить человека дальше и уверенности, что руководство не поставит ему это в вину, всё это остаётся бумажной работой.
Посетитель, подрядчик и курьер — это разные категории
Посетитель не должен перемещаться по объекту самостоятельно. Его встречает конкретный сотрудник: он же сопровождает гостя, провожает обратно и отмечает его уход. Звучит формально, но на практике заметно сокращает случаи, когда кто-то оказывается на этаже, куда ему попадать не следовало.
Подрядчики и сервисные техники — отдельная категория. Они приходят регулярно, хорошо знают обстановку и часто попадают туда, куда обычному сотруднику доступа нет. Для них разумно предусмотреть отдельный вход, допуск на ограниченное время и заранее согласованную зону перемещения. Если техник пришёл не в согласованное время, это повод проверить, а не пропустить его побыстрее, чтобы не задерживать.
Курьеры во внутренние помещения попадать не должны. Пункт передачи прямо у входа решает эту задачу и заодно закрывает один из самых простых способов проникнуть внутрь под благовидным предлогом.
Решают не карты и камеры, а люди
У систем контроля доступа, электронных замков, турникетов и камер есть своё место. Они показывают, кто где был, а при инциденте сокращают время, за которое вы поймёте, что на самом деле произошло. Но сами по себе они никого не остановят.
С технической стороны для меня важны прежде всего несколько вещей. У каждого сотрудника — собственный идентификатор, и своей картой он с коллегами не делится. Доступ — только туда, куда действительно нужно по работе, а не везде «на всякий случай». При увольнении права доступа отзывают в тот же день, а не тогда, когда кто-нибудь вспомнит. И камера — не просто записывающее устройство: должен быть человек, который знает, что делать, если что-то на ней увидит.
Никакая система не поможет, если дверь к ней подпёрта клином, потому что через неё заносят поставки. Такое я вижу регулярно, и обычно за этим стоит процесс, который кто-то выстроил, не учитывая, как люди в компании работают на самом деле.
Когда что-то идёт не так — и как понять, что система работает
Контроль доступа включает и сценарии на случай, если что-то пойдёт не так. Потерянная карта. Сбой системы. Посторонний внутри. Агрессивный человек у стойки ресепшн. Для каждой из этих ситуаций у персонала должен быть простой порядок действий: кому звонить, что делать до прибытия помощи и чего делать не следует.
С агрессивным посетителем особенно важно помнить: задача администратора — не усмирить кого-то, а сохранить дистанцию, вызвать помощь и не усугубить ситуацию. Отработать это можно довольно быстро, и я считаю такое время потраченным с пользой.
И наконец, то, о чём забывают чаще всего. Режим безопасности устаревает незаметно. Люди увольняются, а их карты остаются активными. Появляется новый склад, а зону ему никто не присваивает. Я рекомендую регулярный пересмотр: проверять список действующих допусков, анализировать инциденты за прошедший период и время от времени поручать контрольный обход объекта человеку, который у вас не работает. Именно взгляд со стороны замечает то, что свои давно перестали видеть.
Главные выводы
Контроль доступа — не про то, чтобы превратить компанию в крепость. Он про то, чтобы знать, кто внутри, зачем он там и куда ему можно. Разделение на зоны, ресепшн, который знает, что делать, и может рассчитывать на поддержку, отдельные правила для посетителей, подрядчиков и курьеров, техника в связке с ответственными людьми и привычка регулярно всё это пересматривать — вот, по моему опыту, главное. Остальное — детали, которые подстраиваются под конкретный объект.
И одно скажу прямо: ни одна мера не даёт стопроцентной гарантии, и честно пообещать её вам не может никто. Задача хорошо выстроенного пропускного режима — снизить риск, затруднить проникновение и сократить время до того, как кто-то отреагирует на проблему.
Значительную часть описанного вы сможете внедрить своими силами, и крупных вложений в технику это не потребует. Главное — принять решение и последовательно его выполнять. Внешний специалист окупается прежде всего при первичной оценке объекта и отработке нестандартных ситуаций с персоналом.
Если вы не уверены, как обстоят дела в вашей компании, я с удовольствием приеду и без обязательств разберу с вами пропускной режим. Иногда достаточно нескольких небольших поправок, которые вы сделаете сами. Иногда оказывается, что нужно больше. Оба результата нормальны, и я прямо скажу, какой из них ваш.
«В большинство компаний никто не вламывается — туда просто входят. Достаточно приличных манер и момента, когда никто не смотрит»— Robert Václavík
