Zutrittskontrolle im Unternehmen: Empfang, Büros und Lager in der Praxis

Seit Jahren schütze ich Menschen auf der Straße und in Gebäuden, und immer wieder sehe ich dasselbe: Die schwächste Stelle der Unternehmenssicherheit sind selten Schlösser oder Kameras, sondern jener kurze Moment am Empfang. Hier habe ich zusammengefasst, wie Sie die Zutrittskontrolle so einrichten, dass sie schützt, ohne den normalen Betrieb zu bremsen. Einen großen Teil davon können Sie aus eigener Kraft umsetzen.

Niemand ist eingedrungen. Er ist einfach hineinspaziert

Wenn mich ein Unternehmen holt, um seine Zutrittsregelung zu überprüfen, setze ich mich meist zuerst einfach in die Eingangshalle und beobachte. Wortlos, das Telefon in der Hand, wie jeder andere, der auf jemanden wartet. Früher oder später passiert fast immer dasselbe. Jemand hält der Person hinter sich die Tür auf. Die Empfangskraft verlässt kurz den Tresen. Ein Techniker mit Werkzeugkoffer geht vorbei, und niemand fragt ihn etwas, weil er eine Arbeitsweste trägt und aussieht, als wüsste er, wohin er geht.

In all den Jahren habe ich gelernt: In die meisten Unternehmen bricht niemand ein. Man geht einfach hinein. Dafür braucht es kein Brecheisen, sondern ein gepflegtes Auftreten und einen Moment, in dem niemand hinsieht. Eigentlich ist das eine gute Nachricht, denn dagegen helfen vor allem Organisation und klare Absprachen, nicht der Kauf weiterer Technik. Entscheidend sind Regeln, an die sich auch wirklich jemand hält.

Im Folgenden zeige ich, wie sich solche Regeln vom Eingang bis zum Lager aufbauen lassen, ohne den täglichen Betrieb zu verlangsamen.

Teilen Sie das Objekt in Zonen ein, nicht in draußen und drinnen

Die meisten Unternehmen denken nur in zwei Ebenen: draußen und drinnen. Wer den Eingang passiert hat, kann sich praktisch überall bewegen. Das ist der häufigste strukturelle Fehler, auf den ich bei Begehungen stoße.

Das Objekt muss nach Risiko gegliedert werden. Der öffentliche Bereich, den jeder betreten kann, also Eingangshalle und Empfang. Der interne Bereich mit den Büros, der Mitarbeitern und begleiteten Besuchern vorbehalten ist. Die Sozialräume der Belegschaft. Und die kritische Zone, meist Lager, Serverraum, Archiv oder ein Raum mit Bargeld und sensiblen Unterlagen.

Beantworten Sie für jede Zone drei Fragen:

Können Sie eine davon nicht beantworten, ist es keine Zone. Es ist ein Flur. Und genau dort entstehen die Probleme.

• Wer darf sie betreten, und woran erkennen Sicherheitsdienst oder System das?
• Darf sich eine fremde Person dort allein aufhalten oder nur in Begleitung?
• Wer ist namentlich für diese Zone verantwortlich?

Der Empfang ist ein Sicherheitsposten, kein Informationsschalter

Am Empfang entscheidet sich, ob alles Weitere überhaupt eine Chance hat zu funktionieren. Trotzdem ist er oft der Ort mit der geringsten Unterstützung. Wer dort sitzt, soll Kunden begrüßen, Sendungen annehmen, Anrufe durchstellen und zugleich derjenige sein, der jemanden aufhält, der dort nichts zu suchen hat. Das sind viele Rollen auf einmal.

Wenn ich mit Empfangsteams arbeite, kläre ich zuerst zwei Dinge. Erstens: Liegt schriftlich vor, was zu tun ist, wenn jemand unangemeldet kommt? Nicht allgemein, dass man prüfen soll, sondern konkret, wen die Empfangskraft anruft, was sie sagt und wo der Besucher Platz nimmt, bis alles geklärt ist. Zweitens: Hat sie Rückendeckung? Eine Empfangskraft, die weiß, dass ihr auf Knopfdruck ein Kollege oder der Sicherheitsdienst zu Hilfe kommt, verhält sich anders als eine, die weiß, dass sie auf sich allein gestellt ist.

Besucherregistrierung, Prüfung des Besuchszwecks und ein sichtbarer Ausweis sind das Minimum. Doch solange der Empfang nicht die Befugnis hat, jemandem den Zutritt zu verweigern, und sich nicht darauf verlassen kann, dass die Geschäftsleitung ihm das nicht vorhält, bleibt das alles bloßer Papierkram.

Besucher, Lieferanten und Kuriere sind nicht dasselbe

Ein Besucher sollte sich nicht allein im Objekt bewegen. Eine bestimmte Person nimmt ihn in Empfang, begleitet ihn, bringt ihn wieder zurück und meldet ihn ab. Das klingt förmlich, verringert in der Praxis aber die Fälle, in denen sich jemand auf eine Etage verirrt, auf der er nichts verloren hat.

Lieferanten und Servicetechniker sind eine andere Kategorie. Sie kommen wiederholt, kennen die Umgebung und gelangen oft an Orte, die einem normalen Mitarbeiter verschlossen sind. Für sie sind ein eigener Zugang, eine zeitlich befristete Berechtigung und ein vorab abgestimmter Bewegungsbereich sinnvoll. Kommt ein Techniker außerhalb des vereinbarten Termins, ist das ein Grund, genauer hinzusehen, und kein Grund, ihn schneller durchzuwinken, damit er keine Zeit verliert.

Kuriere sollten nicht in die internen Räume gelangen. Eine Übergabestelle direkt am Eingang löst dieses Thema und erschwert zugleich einen der einfachsten Wege, unter einem Vorwand hineinzukommen.

Nicht Karten und Kameras entscheiden, sondern Menschen

Zutrittssysteme, elektronische Schlösser, Drehkreuze und Kameras haben ihren Platz. Sie zeigen, wer wo war, und verkürzen bei einem Vorfall die Zeit, bis Sie wissen, was eigentlich passiert ist. Für sich allein halten sie aber niemanden auf.

Technisch interessieren mich vor allem ein paar Punkte. Dass jeder Mitarbeiter eine eigene Identität hat und seine Karte nicht mit Kollegen teilt. Dass er nur dort Zutritt hat, wo er ihn für seine Arbeit wirklich braucht, und nicht vorsichtshalber überall. Dass die Berechtigung bei Ende des Arbeitsverhältnisses noch am selben Tag entzogen wird und nicht erst, wenn jemand daran denkt. Und dass eine Kamera nicht nur aufzeichnet, sondern dass es jemanden gibt, der weiß, was zu tun ist, wenn er auf dem Bild etwas sieht.

Kein System hilft, wenn die zugehörige Tür mit einem Keil offen gehalten wird, weil dort die Anlieferung durchgeht. Das sehe ich regelmäßig. Meist steckt dahinter ein Ablauf, den jemand festgelegt hat, ohne zu berücksichtigen, wie die Menschen im Unternehmen tatsächlich arbeiten.

Wenn es schiefgeht – und woran Sie erkennen, dass es funktioniert

Zur Zutrittskontrolle gehören auch Abläufe für den Fall, dass etwas schiefgeht. Eine verlorene Karte. Ein Systemausfall. Eine unbefugte Person im Gebäude. Eine aggressive Person am Empfang. Für jede dieser Situationen sollte das Personal ein einfaches Vorgehen kennen: wen es anruft, was es tut, bis Hilfe eintrifft, und was es besser unterlässt.

Gerade bei einem aggressiven Besucher gilt: Der Empfang muss niemanden überwältigen. Seine Aufgabe ist es, Abstand zu halten, Hilfe zu rufen und die Lage nicht zu verschärfen. Das lässt sich relativ schnell einüben, und ich halte es für gut investierte Zeit.

Bleibt der letzte Teil, der am häufigsten vergessen wird. Ein Sicherheitskonzept veraltet unbemerkt. Mitarbeiter gehen, ihre Karten bleiben aktiv. Ein neues Lager kommt hinzu, und niemand weist ihm eine Zone zu. Ich empfehle eine regelmäßige Überprüfung: die Liste der aktiven Berechtigungen durchgehen, die Vorfälle des vergangenen Zeitraums auswerten und von Zeit zu Zeit jemanden, der nicht dort arbeitet, einen Kontrollgang durch das Objekt machen lassen. Gerade dieser fremde Blick deckt auf, was die eigenen Leute längst nicht mehr sehen.

Was Sie daraus mitnehmen sollten

Bei der Zutrittskontrolle geht es nicht darum, das Unternehmen in eine Festung zu verwandeln. Es geht darum zu wissen, wer sich im Gebäude aufhält, aus welchem Grund und wohin er gehen darf. Nach meiner Erfahrung kommt es auf Folgendes an: klar getrennte Zonen, ein Empfang, der weiß, was zu tun ist, und Rückendeckung hat, eigene Regeln für Besucher, Lieferanten und Kuriere, Technik, hinter der verantwortliche Menschen stehen, und die Gewohnheit, das Ganze regelmäßig zu überprüfen. Der Rest sind Details, die sich nach dem jeweiligen Objekt richten.

Eines möchte ich dazu offen sagen: Keine Maßnahme bietet hundertprozentige Sicherheit, und niemand kann sie Ihnen ehrlich versprechen. Ein gut eingerichtetes Zutrittskonzept soll das Risiko senken, den Weg ins Gebäude erschweren und die Zeit verkürzen, bis jemand auf ein Problem reagiert.

Einen großen Teil dessen, was ich beschrieben habe, können Sie selbst umsetzen, ohne viel in Technik zu investieren. Es geht vor allem um Entscheidungen und um Konsequenz. Externe Unterstützung lohnt sich am meisten bei der ersten Beurteilung des Objekts und beim Üben ungewöhnlicher Situationen mit dem Personal.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo Ihr Unternehmen steht, komme ich gern vorbei und gehe die Zutrittsregelung unverbindlich mit Ihnen durch. Manchmal ergeben sich daraus ein paar kleine Anpassungen, die Sie selbst vornehmen können. Manchmal zeigt sich, dass mehr nötig ist. Beides ist ein legitimes Ergebnis, und ich sage es Ihnen offen.

„In die meisten Unternehmen bricht niemand ein – man geht einfach hinein. Es genügen ein gepflegtes Auftreten und ein Moment, in dem niemand hinsieht.“– Robert Václavík